Die Vorgehensweise im Projekt WINETWORK stützt sich auf ein Netzwerk, welches aus drei Kernelementen besteht, um Innovationen aus den verschiedenen Interessengruppen im Weinbau zu koordinieren: Facilitator Agents (FA), Technische Arbeitsgruppen (TWG) und zwei gesamteuropäische Wissenschaftliche Arbeitsgruppen.
Der Aufgabenschwerpunkt des Projektkoordinators liegt darin, Wissenschaft und Praxis stärker miteinander zu vernetzen. Er fördert den Austausch von Informationen und Wissen zwischen den verschiedenen Akteuren im Weinsektor. Der Projektkoordinator ermöglicht, dass alle Projektbeteiligten miteinander vernetzt sind und sie im ständigen Kontakt miteinander stehen. Durch einen kontinuierlichen Informationsfluss zwischen den Projektbeteiligten unterstützt der Projektkoordinator eine aktive Kommunikation und die gegenseitige Verständigung. Zudem ist der Projektkoordinator dafür zuständig, alle Akteure mit den wichtigsten bzw. aktuellen Informationen auf dem neusten Stand zu halten. Er wird Informationen sammeln und generieren (Fragestellungen und Bedürfnisse aus der Praxis, praktikable Methoden, wissenschaftliche Erkenntnisse, technischer Fortschritt, Projekte, etc.). Die gesammelten Daten werden zusammengefasst, in die Landessprache übersetzt und komplexe Informationen verständlich aufbereitet. Weiterhin wird der Projektkoordinator zur Verbreitung dieses Wissens beitragen. Für jede Weinbauregion gibt es einen Projektkoordinator.
Weiterhin besteht seine Aufgabe darin die Technische Arbeitsgruppe auf regionaler Ebene zu leiten. Die Technische Arbeitsgruppe setzt sich aus dem Projektkoordinator, Fachleuten aus Beratung und angewandter Forschung sowie Winzern zusammen.
Die Experten aus der Technischen Arbeitsgruppe geben dem Projektkoordinator, einen Gesamtüberblick über die aktuelle Befallssituation in den entsprechenden Weinbauregionen. Durch die Kontakte der Mitglieder zur Praxis stellt die Technische Arbeitsgruppe einen wichtigen Multiplikator dar. Sie unterstützen den Projektkoordinator bei der Erstellung von geeignetem Informationsmaterial und stellen den Kontakt zu Winzern vor Ort her. In Form von Interviews werden regionale Bekämpfungsstrategien gesammelt und beurteilt. Neben den regionalen Bekämpfungsansätzen bewertet die Technische Arbeitsgruppe die praktischen Erfahrungen aus anderen europäischen Weinbauregionen und deren Eignung für die Umsetzung in der eigenen Region.
Zusätzlich werden die Projektkoordinatoren durch zwei gesamteuropäische Wissenschaftliche Arbeitsgruppen unterstützt. Die Wissenschaftlichen Arbeitsgruppen sammeln Daten zu Forschungsarbeiten über Rebholzkrankheiten und Flavescence dorée und leiten diese an den Projektkoordinator weiter. Gemeinsam werden dann die für die Bekämpfung der Krankheiten relevanten Forschungsergebnisse verständlich aufbereitet. Die Wissenschaftlichen Arbeitsgruppen bestehen aus etwa jeweils zehn Mitgliedern.
Die Vernetzung zwischen Projektkoordinatoren, Technischen Arbeitsgruppen, den Wissenschaftlichen Arbeitsgruppen und Winzern ist somit entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung des Projektes WINETWORK.